Perché implementare questa soluzione

L’inserimento manuale dei Documenti di Trasporto (DDT) nel gestionale, anche se può sembrare un’attività semplice, comporta rischi operativi e inefficienze gravi se non viene svolto con tempestività e precisione.

Tra i principali problemi causati da errori o ritardi nel caricamento dei DDT ci sono:

• Blocchi o ritardi negli ordini di produzione o nell’avvio dei cantieri, a causa della mancata registrazione dell’arrivo della merce.
• Pagamenti ai fornitori errati o ritardati, con conseguente deterioramento dei rapporti commerciali e rischio di interruzione delle forniture.
• Mancanza di statistiche affidabili sui tempi di consegna dei fornitori, compromettendo la capacità di negoziare e pianificare correttamente gli approvvigionamenti.
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Automatizzare l'inserimento dei DDT consente di:

• Assicurare aggiornamenti immediati e precisi del gestionale.Mantenere la produzione fluida e senza interruzioni.
• Migliorare la relazione con i fornitori grazie a pagamenti corretti e puntuali.
• Ottenere dati certi e aggiornati per analisi e reportistica.

Perché alcune aziende trovano difficoltà ad avere una soluzione simile

• Formati diversi dei DDT: I fornitori inviano DDT in PDF, email, immagini o file non standardizzati, rendendo difficile un caricamento omogeneo.
• Controlli manuali complessi: La verifica delle quantità richiede un confronto tra documenti e materiale fisico in magazzino.
• Personalizzazioni gestionali: Ogni gestionale gestisce i DDT in modo diverso, con campi obbligatori variabili e logiche di chiusura ordine.
• Mancanza di automazione integrata: Spesso i software non prevedono moduli automatici di lettura e caricamento DDT.

Come abbiamo creato la soluzione

Abbiamo sviluppato un Assistente Virtuale  che:

1. Analizza i PDF dei DDT ricevuti via email o caricati su portali aziendali.
   • Utilizza OCR avanzato per leggere e comprendere i dati di spedizione (fornitore, data, numero documento, articoli, quantità).
2. Interagisce con il magazziniere:
   • Presenta all’operatore l’elenco dei materiali ricevuti.
   • Richiede conferma delle quantità effettive, in modo semplice e rapido (tramite app dedicata).
3. Inserisce i dati nel gestionale:
   • Registra il DDT.
   • Aggiorna lo stato degli ordini collegati.
   • Procede alla chiusura o alla parziale chiusura degli ordini, in base alla quantità confermata.
4. Avvisa il responsabile acquisti:
   • Invia una notifica automatica in caso di discrepanze tra l’ordine e la merce ricevuta.
   • Prepara report di anomalia pronti per essere gestiti senza perdere tempo.

Mappatura del processo automatizzato:

• Ricezione DDT → Estrazione dati → Verifica quantità → Inserimento gestionale → Chiusura ordine → Notifica anomalie.

Benefici ottenuti

• Riduzione a zero degli errori di caricamento dei DDT.
• Aggiornamento in tempo reale della disponibilità merci e degli stati degli ordini.
• Produzione e cantieri non più bloccati in attesa di registrazioni manuali.
• Migliore gestione dei pagamenti ai fornitori grazie a documentazione puntuale e verificata.
• Analisi statistica affidabile dei tempi di consegna e performance dei fornitori.
• Implementazione rapida, senza modificare il gestionale o stravolgere i flussi esistenti.

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