Perché implementare questa soluzione

Alcuni gestionali aziendali non permettono l'integrazione diretta con i portali della Pubblica Amministrazione per l'invio delle fatture elettroniche.

Tuttavia, questa operazione è spesso soggetta a una significativa percentuale di errore, dovuta a:

• Inefficienze tecniche dei sistemi della PA (come ritardi nei caricamenti, disallineamenti, sessioni scadute).
• Mancata ricezione o sincronizzazione incompleta dei documenti.

Questi errori possono causare:

• Costi operativi elevati per la gestione manuale degli errori.
• Sanzioni fiscali dovute a registrazioni incomplete.
• Perdita di tempo in controlli ripetitivi e ridondanti.
• Stress e incertezza per il personale amministrativo.

Automatizzare l’intero processo significa:

• Eliminare i controlli manuali.
• Ridurre al minimo il rischio di errori.
• Snellire il flusso di registrazione documentale, aumentando affidabilità e precisione.

Perché alcune aziende trovano difficoltà ad avere una soluzione simile

• Dipendenza da sistemi esterni: I portali della PA non sempre forniscono API stabili o documentate.
• Integrazioni personalizzate: Ogni gestionale può richiedere adattamenti diversi, rendendo costosa la creazione di soluzioni su misura.
• Mancanza di risorse IT interne: Non tutte le aziende hanno sviluppatori capaci di costruire automazioni robuste.
• Paura della compliance: Automatizzare interazioni con il portale SDI può far sorgere dubbi sulla conformità normativa.

Come abbiamo creato la soluzione

Abbiamo utilizzato un Assistente Virtuale basato su RPA che:

1. Accede automaticamente al portale SDI dell'Agenzia delle Entrate con credenziali aziendali sicure.
2. Accede in parallelo al gestionale contabile interno utilizzato dallo studio o dall'azienda.
3. Scarica e confronta:
   • Scarica gli elenchi e i file XML delle fatture disponibili dal portale SDI.
   • Confronta questi dati con quelli registrati nel gestionale.
4. Identifica eventuali discrepanze:
   • Se una fattura presente su SDI non risulta registrata nel gestionale, il sistema la segnala.
5. Notifica all'operatore:
   • Invia una segnalazione chiara e dettagliata indicando quale fattura è mancante, il cliente/fornitore coinvolto, l’importo e la data.
6. Aggiorna il cruscotto di monitoraggio:
   • Mantiene uno storico delle verifiche effettuate, delle anomalie rilevate e delle azioni correttive suggerite.

Benefici ottenuti

• Azzeramento degli errori di sincronizzazione tra SDI e gestionale.
• Eliminazione totale dei controlli manuali ripetitivi.
• Miglioramento della compliance fiscale e amministrativa.
• Riduzione dei costi operativi e del tempo di gestione dei documenti.
• Maggiore serenità per il team amministrativo grazie a dati sempre allineati e verificati.
• Implementazione rapida e non invasiva: senza modificare né il portale SDI né il gestionale esistente.

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