Perché implementare questa soluzione
Il caricamento manuale degli ordini ricevuti (via email, portali B2B o file Excel/PDF) nel gestionale aziendale:
- Richiede molto tempo da parte del personale amministrativo o commerciale.
- Comporta rischi di errore nei dati inseriti (codici articolo, quantità, prezzi, riferimenti cliente).
- Rallenta la gestione delle vendite e crea colli di bottiglia nell’elaborazione degli ordini.
Con un Assistente Virtuale è possibile:
- Ricevere l’ordine da qualunque fonte (email, portale, file allegato).
- Estrarre automaticamente tutte le informazioni utili (cliente, codice articolo, quantità, prezzo, condizioni particolari).
- Inserire i dati direttamente nel gestionale, come se fosse fatto da un operatore, ma senza errori.
Risultato:
Ordini caricati più velocemente, senza errori, con tempi di evasione più rapidi e clienti più soddisfatti.
Perché alcune aziende trovano difficoltà ad avere una soluzione simile
- Documenti eterogenei: Gli ordini arrivano in tanti formati diversi (PDF, Excel, email semplici) rendendo difficile standardizzare il processo.
- Personalizzazioni gestionali: Ogni azienda ha un proprio modo di gestire i campi obbligatori e le logiche di validazione.
- Timore di perdere il controllo: Alcuni temono che automatizzare il caricamento degli ordini porti a inserimenti errati se non correttamente monitorati.
- Costi e tempi di progetto: Molte soluzioni tradizionali richiedono modifiche complesse ai gestionali o integrazioni su misura.
Come abbiamo creato la soluzione
Abbiamo realizzato un Assistente Virtuale intelligente che:
- Monitora una casella email dedicata o un portale da cui scarica automaticamente gli ordini ricevuti.
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Analizza il contenuto degli ordini usando tecniche di:
- OCR avanzato (per documenti PDF o immagini).
- Parsing strutturato (per file Excel o XML).
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Interpreta le informazioni:
- Identifica cliente, numero ordine, data, articoli ordinati, quantità, prezzi, condizioni particolari (es. urgenze, note di consegna).
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Effettua controlli di coerenza:
- Verifica la presenza dei codici articolo nel gestionale.
- Controlla che i prezzi siano quelli concordati o segnala anomalie.
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Carica l'ordine nel gestionale:
- Inserisce tutti i dati come un operatore umano, senza modificare il gestionale esistente.
- Aggiorna eventuali campi custom o regole particolari richieste dall'azienda.
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Notifica l’operatore:
- Se tutto è regolare, invia una conferma di caricamento.
- Se ci sono anomalie (articolo sconosciuto, prezzo incoerente), invia una richiesta di verifica.
Mappatura del processo automatizzato:
- Ricezione ordine → Estrazione dati → Validazione → Inserimento gestionale → Notifica esito.
Benefici ottenuti
- Eliminazione del caricamento manuale degli ordini.
- Riduzione a zero degli errori di data entry.
- Velocizzazione dell'intero processo d’ordine → evasione più rapida.
- Riduzione dei tempi di gestione amministrativa.
- Maggiore tracciabilità: ogni ordine gestito viene tracciato e registrato con log di controllo.
- Implementazione rapida e su misura: l'assistente si adatta al gestionale esistente senza bisogno di modificarlo.
