Perché implementare questa soluzione
Una buona pratica in ambito aziendale è ridurre al minimo il numero di sistemi gestionali utilizzati, preferibilmente lavorando con un unico ERP.
Questo aiuta a evitare:
- Problemi di sincronizzazione e aggiornamento dei dati,
- Duplicazioni e incongruenze nelle informazioni,
- Costi operativi inutili.
Tuttavia, non sempre è possibile unificare tutto su un solo sistema.
In questi casi, è fondamentale che i sistemi siano integrati tra loro, ad esempio tramite API o interfacce di comunicazione diretta, per mantenere i dati sempre aggiornati e allineati.
Quando questo non accade:
- Dipendenti devono trasferire manualmente le informazioni da un gestionale all'altro.
- Multiple fonti di verità possono essere non sincronizzate, aumentando la confusione.
- Si verificano errori di inserimento e errori decisionali dovuti all’uso di dati obsoleti o sbagliati.
L'automazione intelligente consente di superare questi limiti, integrando anche sistemi:
- Obsoleti,
- Privi di API,
-
Non aggiornabili facilmente,
simulando il comportamento di un operatore umano ma in modo più rapido, preciso e senza errori.
Perché alcune aziende trovano difficoltà ad avere una soluzione simile
- Costi e tempi percepiti: Le integrazioni tradizionali sono viste come progetti lunghi e costosi.
- Limiti tecnici dei gestionali: Alcuni sistemi non prevedono strumenti di integrazione nativi.
- Mancanza di personale IT interno: Non tutte le aziende possono sviluppare o gestire soluzioni di integrazione complessa.
- Timore di destabilizzare i sistemi esistenti: C'è paura di toccare software già funzionanti.
Come abbiamo creato la soluzione
Abbiamo sviluppato un Assistente Virtuale che:
-
Quando un DDT viene scansionato, l’automazione:
- Acquisisce la scansione del documento.
- Inserisce il file all'interno di Zucchetti (gestionale documentale).
-
Quando ci sono aggiornamenti inseriti su Zucchetti:
- L’automazione rileva i nuovi dati registrati.
- Si collega a Navision (ERP).
- Aggiorna automaticamente le informazioni rilevanti nel sistema ERP.
-
Inserisce dettagli aggiuntivi:
- Copia dal gestionale documentale Adiuto anche la data del DDT e il numero di protocollo.
- Li registra correttamente nei campi previsti in Navision.
-
Completa il processo:
- Dopo aver terminato l'inserimento dei dati relativi a un DDT, passa immediatamente alla gestione del DDT successivo.
Mappatura del processo automatizzato:
- Scansione DDT → Upload in Zucchetti → Rilevamento aggiornamenti → Accesso a Navision → Aggiornamento dati → Inserimento data e numero protocollo → Conclusione e gestione DDT successivo.
Benefici ottenuti
- Eliminazione del trasferimento manuale dei dati tra sistemi diversi.
- Azzeramento degli errori di inserimento o di dati obsoleti.
- Sincronizzazione continua tra gestionale documentale e ERP.
- Riduzione del tempo operativo necessario per aggiornare i documenti e le informazioni.
- Migliore qualità dei dati a supporto dei processi produttivi, logistici e amministrativi.
- Implementazione rapida senza modificare i sistemi già in uso.
