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Controllo Automatico Documenti Ricevuti

Perché implementare questa soluzionePerché molte aziende non hanno ancora questa funzionalità?Come abbiamo creato la soluzioneBenefici ottenuti​

Perché implementare questa soluzione


Ricevere documenti come Conferme d'Ordine (CO), Documenti di Trasporto (DDT), Fatture via email è una prassi quotidiana, ma:

  • Leggere ogni documento manualmente,
  • Estrarre i dati corretti (es. numero ordine, data, importi, riferimenti cliente/fornitore, ecc.),
  • Inserirli a mano su Excel o nel gestionale aziendale,
    richiede tantissimo tempo e introduce rischi di errore umano.

Con un Assistente Virtuale, puoi:

  • Automatizzare la ricezione e l'apertura delle email con documenti allegati.
  • Estrarre automaticamente i dati rilevanti (anche da PDF, immagini, Word).
  • Analizzare e validare i dati (es: confrontare totale fattura con ordine).
  • Compilare automaticamente Excel o caricare i dati direttamente nel gestionale.

Risultato:

  • Riduci il tempo di gestione documentale fino al 90%.
  • Elimini errori e ritardi.
  • Migliori il tracciamento e l’organizzazione dei dati.


Perché molte aziende non hanno ancora questa funzionalità?


  • Soluzioni troppo complesse: Molti pensano che servano grandi progetti IT o cambiare software.
  • Costi e tempi lunghi: Sistemi di gestione documentale tradizionali richiedono mesi per essere implementati.
  • Integrazione difficile: Spesso i nuovi strumenti non si adattano ai gestionali o ai file Excel già usati.
  • Preoccupazione per la sicurezza: In particolare per dati sensibili o fatture elettroniche.


Come abbiamo creato la soluzione

Abbiamo progettato un Assistente Virtuale intelligente che:

  • Controlla la casella email aziendale (o una casella dedicata) in tempo reale.
  • Identifica automaticamente il tipo di documento (CO, DDT, Fattura) grazie all’Intelligenza Artificiale.
  • Estrae le informazioni utili tramite modelli di riconoscimento testo (OCR avanzato + analisi semantica).
  • Analizza i dati: esegue controlli di coerenza, ad esempio:
    • Se il numero d’ordine della fattura esiste già.
    • Se l’importo corrisponde a quello concordato.
  • Inserisce i dati:
    • In un file Excel aggiornato automaticamente.
    • Oppure, direttamente nel gestionale (senza modificare il gestionale stesso).
  • Visualizza dashboard di monitoraggio su Odoo (o altro strumento), per avere in tempo reale:
    • Documenti ricevuti.
    • Documenti elaborati.
    • Errori o anomalie da verificare.

Tecnologie usate:

  • Email Parser AI
  • OCR intelligente
  • RPA (Robotic Process Automation)
  • Connettori su misura per Excel, ERP, CRM, gestionali verticali.
  • Dashboard Odoo per visualizzare i KPI e lo stato dei documenti.


Benefici ottenuti


  • Zero errori di data entry.
  • Eliminazione della gestione manuale delle email.
  • Processo documentale continuo H24, anche nei weekend.
  • Riduzione dei costi operativi fino al 70%.
  • Team liberato da compiti ripetitivi e disponibile per attività a maggiore valore aggiunto.
  • Implementazione rapida: senza cambiare ERP o Excel esistenti, senza lunghe integrazioni.

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