Perché implementare questa soluzione
Quando è necessario utilizzare il portale di un fornitore o di un cliente, ma questo non si integra direttamente con i sistemi aziendali interni, si crea un problema operativo evidente:
- Dipendenti che devono trasferire manualmente dati e file tra il portale e il gestionale.
- Tempo perso in attività ripetitive e senza valore aggiunto.
- Alto rischio di errori manuali: errori di trascrizione, dati incompleti, allegati dimenticati.
Queste attività:
- Costano tempo e denaro,
- Abbassano la produttività del personale,
- Generano frustrazione,
- Aumentano il rischio di errori operativi che possono danneggiare il rapporto con fornitori o clienti.
Automatizzando il trasferimento dei dati tra portali esterni e sistemi aziendali:
- Elimini i costi operativi inutili,
- Elimini gli errori manuali,
- Migliori performance, puntualità e precisione.
Perché alcune aziende trovano difficoltà ad avere una soluzione simile
- Portali chiusi o senza API: Molti portali non forniscono interfacce di integrazione ufficiali.
- Alto numero di operazioni manuali: Il personale deve accedere, leggere, scaricare, caricare dati e file ogni giorno.
- Mancanza di risorse IT: Creare integrazioni custom è spesso complesso e costoso.
- Timore di instabilità: L’idea di automatizzare operazioni su portali esterni fa temere errori o aggiornamenti che possono bloccare i processi.
Come abbiamo creato la soluzione
Il nostro Assistente Virtuale basato su IA ha queste funzionalità personalizzate per una azienda di servizi che integra i portali delle compagnie assicurative:
- Accede automaticamente ai portali delle compagnie assicurative tramite credenziali aziendali sicure.
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Verifica periodicamente la presenza di nuove attività da svolgere:
- Lettura delle sezioni di gestione incarichi.
- Controllo delle attività aperte e in stato di assegnazione.
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Trasferisce le informazioni rilevanti:
- Importa dati e allegati nel gestionale interno dell'azienda.
- Crea nuove pratiche, attività o ticket nel sistema.
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Aggiorna i portali:
- Una volta che le attività vengono completate nel gestionale, l'assistente carica i documenti richiesti.
- Aggiorna le informazioni direttamente sui portali delle compagnie assicurative (esiti, allegati, report conclusivi).
Mappatura del processo automatizzato:
- Login al portale → Verifica nuove attività → Download dati e allegati → Inserimento nel gestionale → Completamento attività → Upload documentazione finale → Aggiornamento portale.
Benefici ottenuti
- Azzeramento dei trasferimenti manuali di dati e documenti tra sistemi.
- Eliminazione degli errori umani dovuti a distrazioni o copia-incolla errati.
- Riduzione significativa dei tempi di gestione delle pratiche.
- Maggiore reattività verso fornitori o clienti, migliorando la qualità percepita del servizio.
- Implementazione veloce: senza richiedere modifiche ai portali esterni o al gestionale interno.
